Privacyreglement – INTER – FOCUS Intercultureel Expertisecentrum B.V.

Privacyreglement

Privacyreglement Inter-Focus Intercultureel Expertisecentrum B.V.

Inter-Focus Intercultureel Expertisebureau B.V., gevestigd aan de Jan Pieterszoon Coenstraat 7, 2595 WP te Den Haag, is verantwoordelijk voor het gebruik en de verwerking van cliëntgegevens zoals weergegeven in dit privacyreglement. Onder deze verantwoordelijkheid vallen de medewerkers van Inter-Focus, alsmede de door Inter-Focus in te schakelen derden.

Grondslag

Het privacyreglement van Inter-Focus is gebaseerd op het Nederlands recht, in het bijzonder de Algemene Verordering Gegevensbescherming (AVG).

Doel van verwerking cliëntgegevens

Inter-Focus gebruikt en verwerkt cliëntgegevens primair om de dienstverlening, te weten reïntegratie, arbeidsdeskundig advies, loopbaanbegeleiding en herstelcoaching, adequaat te kunnen uitvoeren. Secundair worden cliëntgegevens gebruikt voor de financiële/fiscale administratie en voor activiteiten die bijdragen aan de verbetering van de dienstverlening. Cliëntgegevens worden niet voor andere, bijvoorbeeld commerciële, doeleinden gebruikt. Het gebruik van cliëntgegevens beperkt zich daarmee tot de volgende doelen:

Om cliënten te kunnen bezoeken, bellen of e-mailen indien dit nodig is om de dienstverlening uit te kunnen voeren
Om cliënten in het kader van de opdracht adequaat te kunnen begeleiden
Om samen met cliënten en opdrachtgevers de activiteiten te kunnen evalueren
Om richting cliënten en opdrachtgevers te kunnen adviseren en rapporteren
Om te factureren
Om incidenteel of periodiek tevredenheids- of resultaatonderzoeken uit te kunnen voeren, om zodoende de kwaliteit van de dienstverlening te kunnen verbeteren
Om te kunnen voldoen aan wettelijke verplichtingen, zoals fiscale verplichtingen

Verwerking van cliëntgegevens

Hieronder vindt u een overzicht van de cliëntgegevens die wij verwerken:-

Voorletters, voor- en achternaam
Eventuele titulatuur
Geslacht
Geboortedatum
Geboorteplaats
Adresgegevens
Telefoonnummer
E-mailadres
Woonsituatie
Gezinssamenstelling
Overige relevante cliëntgegevens die cliënten, opdrachtgevers of direct betrokkenen proactief of op aanvraag verstrekken in correspondentie en/of telefonische contacten

Opslag van cliëntgegevens

Cliëntgegevens worden opgeslagen in een persoonlijk cliëntdossier. Het dossier bestaat uit een digitaal dossier en zonodig een papieren dossier. Voor digitale opslag maakt Inter-Focus gebruik van een registratiesysteem. Voor opslag van papieren dossiers maakt Inter-Focus gebruik van afsluitbare dossierkasten op onze vestigingen. Daarnaast worden cliëntgegevens weergegeven op onze facturen, welke separaat worden opgeslagen in een digitaal boekhoudsysteem.

Vertrouwelijkheid en geheimhouding

Cliëntgegevens wordt door Inter-Focus vertrouwelijk en onder geheimhouding behandeld. Cliëntgegevens zijn uitsluitend inzichtelijk voor de professional(s) die betreffende cliënten begeleiden. Inter-Focus verstrekt geen cliëntgegevens aan derden zonder schriftelijke toestemming van cliënt.

Bijzondere cliëntgegevens

Inter-Focus gebruikt en verwerkt geen medische informatie van cliënten, omdat deze gegevens niet nodig zijn voor een adequate uitvoering van de dienstverlening. Als er toch medische informatie wordt ontvangen van cliënten of derden, dan wordt deze informatie per omgaande geretourneerd, gewist en/of vernietigd. Ook worden er geen gegevens als bankrekening- of BSN-nummers van cliënten verwerkt. Inter-Focus verwerkt verder geen andere gegevens die vallen onder de categorie ‘bijzondere persoonsgegevens’ zoals bedoeld door de Autoriteit Persoonsgegevens.

Geautomatiseerde besluitvorming

Inter-Focus neemt geen besluiten op basis van geautomatiseerde verwerkingen over zaken die (aanzienlijke) gevolgen kunnen hebben voor cliënten.

Bewaartermijnen cliëntgegevens

Inter-Focus bewaart cliëntgegevens van cliënten niet langer dan strikt nodig is om de doelen te realiseren waarvoor de gegevens worden verzameld. Na afronding van de dienstverlening, hanteren we de volgende bewaartermijnen voor de volgende categorieën van cliëntgegevens:

5 jaar: personalia, adresgegevens, geslacht, geboortedatum en -plaats, contactgegevens, gegevens die samenhangen met de door ons uitgevoerde dienstverlening
7 jaar: facturen en overige financiële en fiscale gegevens
Inter-Focus wist de digitale cliëntgegevens en vernietigt de papieren cliëntgegevens in de eerste maand van een nieuw kalenderjaar als deze de hierboven genoemde bewaartermijnen hebben bereikt.

Delen van cliëntgegevens met derden

Inter-Focus deelt cliëntgegevens uitsluitend met derden in de volgende gevallen:

voor de adequate uitvoering van de dienstverlening of voor de adequate uitvoering en/of afronding van de opdracht
om te voldoen aan een wettelijke verplichting
in het kader van een kwaliteitsaudit van een certificering of keurmerk, waaronder Blik op Werk en Register Letselschade

Cliëntgegevens worden uitsluitend gedeeld indien cliënten daarvoor schriftelijk toestemming hebben verleend. Cliënten krijgen rapportages en adviezen ter inzage en correctie toegezonden voordat wij deze versturen aan opdrachtgevers. Met bedrijven die cliëntgegevens verwerken in onze opdracht, sluiten wij een bewerkersovereenkomst om te zorgen voor eenzelfde niveau van bescherming, beveiliging en vertrouwelijkheid van de gegevens.

De website van Inter-Focus gebruikt alleen technische en functionele cookies die geen inbreuk maken op de privacy van bezoekers van de website. Deze cookies hebben uitsluitend als doel om de technische werking van de website en de gebruiksvriendelijkheid te optimaliseren. Bezoekers van de website wordt op duidelijk zichtbare wijze om toestemming gevraagd voor het gebruik van cookies en kunnen zich afmelden voor cookies door de gebruikte internetbrowser zo in te stellen dat deze geen cookies meer opslaat. Daarnaast kunnen bezoekers ook alle informatie die eerder is opgeslagen via de instellingen van de browser verwijderen.

Cliëntgegevens inzien, aanpassen of verwijderen

Cliënten hebben het recht om hun cliëntgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen. Daarnaast hebben zij het recht om de afgegeven toestemming voor de gegevensverwerking in te trekken of bezwaar te maken tegen de verwerking van cliëntgegevens door Inter-Focus. Ook hebben zij het recht op gegevensoverdraagbaarheid. Dat betekent dat zij bij ons een verzoek kunnen indienen om de cliëntgegevens waarover wij beschikken in een computerbestand naar hen, of een door hen genoemde organisatie, te sturen. Cliënten kunt een verzoek tot inzage, correctie, verwijdering, gegevensoverdraging van hun cliëntgegevens of verzoek tot intrekking van toestemming of bezwaar tegen de verwerking van cliëntgegevens sturen naar info@inter-focus.nl.

We reageren zo snel mogelijk, maar in ieder geval binnen vier weken, op dergelijke verzoeken. Inter-Focus wijst cliënten er bij aanvang van onze dienstverlening en via onze website op dat zij de mogelijkheid hebben om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, met de volgende weblink: https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/contact-met-de-autoriteit-cliëntgegevens/tip-ons

Bescherming en beveiliging van cliëntgegevens

Inter-Focus neemt de bescherming en beveiliging van cliëntgegevens serieus en neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Zodra Inter-Focus zich bewust is van situaties van misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging van cliëntgegevens, worden per omgaande passende maatregelen genomen om deze situatie te herstellen en worden de betrokken cliënten in kennis gesteld. Als cliënten, opdrachtgevers of andere betrokkenen de indruk hebben dat cliëntgegevens niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, dan worden zij opgeroepen dit bij ons te melden door per e-mail contact op te nemen met onze functionaris gegevensbescherming.

Publicatie en verstrekking

Het privacyreglement van Inter-Focus is gepubliceerd op www.interfocus.nl. U treft daar altijd een actuele versie aan. Op verzoek zal er een gedrukt exemplaar worden overhandigd aan opdrachtgevers en/of andere belanghebbenden. Op alle facturen, offertes, contracten, overeenkomsten en intakeformulieren wordt aangegeven dat het privacyreglement van toepassing is op alle overeenkomsten en opdrachten uitgevoerd door Inter-Focus.

Functionaris gegevensbescherming Inter-Focus

Dhr. Kees Haak is de functionaris gegevensbescherming van Inter-Focus. Hij is per e-mail te bereiken via k.haak@inter-focus.nl.

Contactgegevens

Inter-Focus Intercultureel Expertisecentrum B.V.
Jan Pieterszoon Coenstraat 7
2595 WP Den Haag
Telefoon 088 808 78 93
E-mail info@inter-focus.nl
http://www.inter-focus.nl