Inter-Focus Intercultureel Expertisebureau, gevestigd aan de Goudse Rijweg 380, 3031 CK Rotterdam,

is verantwoordelijk voor het gebruik en de verwerking van cliëntgegevens zoals weergegeven in dit

privacyreglement. Onder deze verantwoordelijkheid vallen de medewerkers van Inter-Focus, alsmede

de door Inter-Focus in te schakelen derden.

Grondslag

Het privacyreglement van Inter-Focus is gebaseerd op het Nederlands recht, in het bijzonder de

Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

Doel van verwerking cliëntgegevens

Inter-Focus gebruikt en verwerkt cliëntgegevens primair om de dienstverlening, te weten re-integratie,

arbeidsdeskundig advies, loopbaanbegeleiding en herstelcoaching, adequaat te kunnen uitvoeren.

Secundair worden cliëntgegevens gebruikt voor de financiële/fiscale administratie en voor activiteiten

die bijdragen aan de verbetering van de dienstverlening. Verder behoudt Inter-Focus zich het recht de

door de uitvoering van de werkzaamheden toegenomen kennis voor andere doeleinden te gebruiken,

voor zover hierbij geen vertrouwelijke informatie ter kennis van derden wordt gebracht.

Cliëntgegevens worden niet voor andere, bijvoorbeeld commerciële, doeleinden gebruikt. Het gebruik

van cliëntgegevens beperkt zich daarmee tot de volgende doelen:

• - Om cliënten te kunnen bezoeken, bellen of e-mailen indien dit nodig is om de dienstverlening uit

te kunnen voeren.

• - Om cliënten in het kader van de opdracht adequaat te kunnen begeleiden.

• - Om samen met cliënten en opdrachtgevers de activiteiten te kunnen evalueren.

• - Om richting cliënten en opdrachtgevers te kunnen adviseren en rapporteren.

• - Om te factureren.

• - Om incidenteel of periodiek tevredenheids- of resultaatonderzoeken uit te kunnen voeren, om

zodoende de kwaliteit van de dienstverlening te kunnen verbeteren.

• - Om te kunnen voldoen aan wettelijke verplichtingen, zoals fiscale verplichtingen.

Verwerking van cliëntgegevens

Hieronder vindt u een overzicht van de cliëntgegevens die wij verwerken:

- Voorletters, voor- en achternaam

- Eventuele titulatuur

- Geslacht

- Geboortedatum

- Geboorteplaats

- Adresgegevens

- Telefoonnummer

- E-mailadres

- Woonsituatie

- Gezinssamenstelling

- Overige relevante cliëntgegevens die cliënten, opdrachtgevers of direct betrokkenen proactief of op

aanvraag verstrekken in correspondentie en/of telefonische contacten.

 

Opslag van cliëntgegevens

Cliëntgegevens worden opgeslagen in een persoonlijk cliëntdossier. Het dossier bestaat uit een digitaal

dossier en zonodig een papieren dossier. Voor digitale opslag maakt Inter-Focus gebruik van een

registratiesysteem in een ‘cloud’. Voor opslag van papieren dossiers maakt Inter-Focus gebruik van

afsluitbare dossierkasten op onze vestigingen. Er zijn afspraken over wie onder welke omstandigheden

de sleutel mag hanteren. Daarnaast worden cliëntgegevens weergegeven op onze facturen, welke

separaat worden opgeslagen in een digitaal boekhoudsysteem.

Vertrouwelijkheid en geheimhouding

Cliëntgegevens wordt door Inter-Focus vertrouwelijk en onder geheimhouding behandeld.

Cliëntgegevens uitsluitend inzichtelijk voor de professional(s) die betreffende cliënten begeleiden.

Inter-Focus verstrekt geen cliëntgegevens aan derden zonder schriftelijke toestemming van cliënt.

Bijzondere cliëntgegevens

Inter-Focus gebruikt en verwerkt geen medische informatie van cliënten, omdat deze gegevens niet

nodig zijn voor een adequate uitvoering van de dienstverlening. Als er toch medische informatie wordt

ontvangen van cliënten of derden, dan wordt deze informatie per omgaande geretourneerd, gewist

en/of vernietigd. Ook worden er geen gegevens als bankrekening- of BSN-nummers van cliënten

verwerkt. Inter-Focus verwerkt verder geen andere gegevens die vallen onder de categorie ‘bijzondere

persoonsgegevens’ zoals bedoeld door de Autoriteit Persoonsgegevens.

Geautomatiseerde besluitvorming

Inter-Focus neemt geen besluiten op basis van geautomatiseerde verwerkingen over zaken die

(aanzienlijke) gevolgen kunnen hebben voor cliënten.

Bewaartermijnen cliëntgegevens

Inter-Focus bewaart cliëntgegevens van cliënten niet langer dan strikt nodig is om de doelen te

realiseren waarvoor de gegevens worden verzameld. Na afronding van de dienstverlening, hanteren

we de volgende bewaartermijnen voor de volgende categorieën van cliëntgegevens:

- 5 jaar: personalia, adresgegevens, geslacht, geboortedatum en -plaats, contactgegevens, gegevens

die samenhangen met de door ons uitgevoerde dienstverlening.

- 7 jaar: facturen en overige financiële en fiscale gegevens.
 

Inter-Focus wist de digitale cliëntgegevens en vernietigt de papieren cliëntgegevens middels een

machinale papierversnipperaar in de eerste maand van een nieuw kalenderjaar als deze de hierboven

genoemde bewaartermijnen hebben bereikt.

Delen van cliëntgegevens met derden

 

Inter-Focus deelt cliëntgegevens uitsluitend met derden indien dit nodig is voor de uitvoering van de

dienstverlening, voor de uitvoering van de opdracht en/of om te voldoen aan een wettelijke

verplichting en uitsluitend indien cliënten daarvoor schriftelijk toestemming hebben verleend. Cliënten

krijgen rapportages en adviezen ter inzage en correctie toegezonden voordat wij deze versturen aan

opdrachtgevers. Met bedrijven die cliëntgegevens verwerken in onze opdracht, sluiten wij een

bewerkersovereenkomst om te zorgen voor eenzelfde niveau van bescherming, beveiliging en

vertrouwelijkheid van de gegevens.

Contactgegevens

Inter-Focus Intercultureel Expertisecentrum

Goudse Rijweg 380, 3031 CK, Rotterdam

Telefoon : 088 808 78 94

E-mail : secretariaat@inter-focus.nl

Website : http://www.inter-focus.nl

© Inter-Focus Intercultureel Expertisecentrum Privacyreglement November 2024